연체·수금·회수
청구서 이의제기 관리대장, 다투는 금액만 떼어 끝까지 보는 법
거래처가 청구금액에 이의를 제기하면 청구액을 이의 없는 금액과 다투는 금액으로 나누고, 사유·검수 기준일·담당자·결론·입금을 한 줄로 관리하세요. 상법 제69조·하도급법 제9조·제11조로 계약서에 넣을 이의 절차를 점검하고, 가상 8건 CSV로 한 달 지표를 계산합니다.
이 글의 수치는 편집팀 검토(AI 활용) · 상법 제69조·하도급법 제9조·제11조·민법 제168조·제174조 원문 대조에서 확인했습니다.
거래처가 “청구서 금액이 달라요”라고 답했다면, 청구액을 이의 없는 금액과 다투는 금액으로 나누고 다투는 쪽만 관리대장 한 줄로 끝까지 따라가세요. 한 줄에는 사유, 검수 기준일, 담당자, 결론, 실제 입금이 함께 있어야 합니다. 이 글은 그 관리대장을 회사 단위로 굴리는 법을 다룹니다. 계약서에 이의 절차를 미리 넣는 방법과 한 달 지표 계산까지 이어서 봅니다.
청구서 이의제기는 미납과 무엇이 다른가요?
미납은 “아직 안 냈다”이고, 이의제기는 “이 금액에 동의하지 않는다”입니다. 미납이면 납부 안내를 다시 보내면 되지만, 이의는 같은 안내를 반복해도 풀리지 않아요. 누군가 근거를 대조하고 결론을 내야 끝나는 일이기 때문입니다.
식당 계산서에 주문하지 않은 메뉴가 찍혔다면 “돈을 내세요”가 아니라 “주문서를 맞춰 볼게요”가 맞는 대답이죠. 기업 거래도 같습니다. 다만 주문서 자리에 계약서·발주서·납품 확인서·검수 결과가 들어가고, 맞춰 보는 데 며칠이 걸립니다. 그래서 회사에는 기억이 아니라 대장이 필요합니다.
330만원 중 33만원만 다르다면 어떻게 나누나요?
가상 사례입니다. 부품을 납품하고 330만원을 청구했는데, 거래처가 “박스 하나가 덜 왔다”며 33만원어치 수량 부족을 알려 왔습니다. 대장에 ‘330만원 미납’ 한 줄만 적으면 영업·물류·재무가 각자 다른 숫자를 보게 돼요.
| 칸 · 금액 | 다음 행동 |
|---|---|
| 청구액 330만원 | 원래 청구 그대로 둠 |
| 이의 없는 금액 297만원 | 지급 일정 확인 |
| 다투는 금액 33만원 | 출고 기록·인수증 대조 |
이 사례에서는 물류팀이 출고 기록을 확인해 실제로 한 박스가 빠졌다는 결론이 났습니다. 33만원을 조정하고 297만원을 받으면서 끝났어요. 금액을 셋으로 나누는 것은 업무 관리용 구분입니다. 이렇게 적었다고 해서 어느 금액의 채무가 법적으로 확정되는 것은 아닙니다.
이의 관리대장에는 어떤 칸이 필요한가요?
UTF-8 BOM 파일이라 엑셀에서 열어도 한글 열 이름이 깨지지 않습니다. 가상 8건이 들어 있고, 계좌번호나 개인 연락처는 넣지 않았어요. 열은 22개지만 처음엔 아래 7묶음만 채우면 됩니다.
| 묶음 | 적는 값 |
|---|---|
| 01 청구번호 | 원래 청구서와 잇는 열쇠 |
| 02 금액 3칸 | 청구액 · 이의금액 · 이의없는금액 |
| 03 사유코드 | 아래 표의 한 글자 코드 |
| 04 날짜 2칸 | 검수 기준일 · 이의 접수일 |
| 05 담당·확인일 | 답할 사람 · 다음 확인일 |
| 06 결론 | 조정 / 일부 조정 / 청구 유지 / 미결 |
| 07 입금·잔액 | 입금액 · 남은금액 |
계산 열은 엑셀에서 수식으로 바꿔 쓰면 편합니다. 이의없는금액은 =청구액-이의금액, 현재청구액은 =청구액-조정액, 남은금액은 =현재청구액-입금액, 해결일수는 =결론일-이의접수일입니다. CSV에는 계산이 끝난 값을 넣어 두었어요.
사유는 자유롭게 쓰지 말고 코드로 고르세요. 그래야 한 달 뒤 어떤 이유가 반복되는지 셀 수 있습니다.
| 코드 | 사유 | 먼저 볼 자료 |
|---|---|---|
| Q | 수량 부족 | 출고 기록, 인수증 |
| D | 불량·하자 | 검수 결과, 사진 |
| P | 단가 | 계약서, 단가 합의 날짜 |
| A | 추가 작업 미승인 | 견적, 승인 회신 |
| X | 중복 청구 | 청구 목록, 입금 내역 |
| E | 증빙 누락 | 납품·작업 확인서 |
| I | 검수 결과 미통지 | 수령일, 통지 기록 |
‘담당’은 잘못한 사람이 아니라 다음 행동을 맡은 사람이라는 뜻입니다. 영업팀에 넘겼다는 표시만 남기고 확인일을 비워 두면, 그 건은 누구의 달력에도 없게 됩니다.
이의는 언제까지 들어와야 하나요?
여기서 국내 법이 기준을 줍니다. 대장에 검수 기준일과 이의 접수일을 둘 다 적으라고 한 이유가 이 절이에요.
상인 간 매매라면 상법 제69조
상법 제69조 제1항은 상인 간 매매에서 매수인이 목적물을 받으면 지체 없이 검사하라고 합니다. 하자나 수량 부족을 발견하면 즉시 통지를 보내야 하고, 그러지 않으면 그 사유로 계약해제·대금감액·손해배상을 청구하지 못합니다. 바로 발견할 수 없는 하자는 6개월 안에 발견한 때에도 같은 규칙이 적용돼요. 제2항은 매도인이 하자를 알고 있었던 경우에는 이 규정을 적용하지 않는다고 정합니다.
쉽게 말해 “물건을 받았으면 빨리 보고, 문제가 있으면 바로 말하라”는 규칙입니다. 가상 대장의 바른물산 건은 10월 2일 수령, 10월 20일 불량 통지로 18일이 지났어요. 이 18일이 늦은 것인지는 계약 조건과 하자의 성격에 따라 달라서 단정할 수 없습니다. 다만 그 판단에 필요한 두 날짜가 대장에 있다는 것이 중요합니다.
하도급 거래라면 하도급법 제9조와 제11조
하도급법 제9조 제2항은 원사업자가 정당한 사유가 없는 한 목적물을 받은 날부터 10일 이내에 검사 결과를 서면으로 알리도록 합니다. 이 기간 안에 알리지 않으면 검사에 합격한 것으로 봐요. 다만 용역위탁 중 역무 공급을 맡긴 경우에는 이 조항을 적용하지 않습니다.
같은 법 제11조은 위탁할 때 정한 하도급대금을 감액하지 못하게 합니다. 감액하려면 원사업자가 정당한 사유를 입증해야 하고, 감액 사유와 기준을 적은 서면을 미리 줘야 해요. 단가 인하 합의 전에 위탁한 부분까지 소급해 깎는 행위는 정당한 사유로 보지 않는다고 제2항 제2호가 적고 있습니다.
가상 대장에서 서진산업은 합의 전 위탁분에 새 단가를 소급하자고 했고, 온유컴퍼니는 수령 후 13일이 지나도 서면 검사 결과 없이 “아직 검수 중”이라고 답했습니다. 두 건 모두 하도급법이 적용되는 거래인지부터 확인해야 해요. 이 법은 사업자 규모 등 요건을 갖춘 위탁 거래에만 적용됩니다. 그래서 대장의 ‘법률확인메모’ 칸에 조항 번호만 남기고 판단은 전문가 확인으로 넘깁니다.
계약서·발주서에 미리 적어 둘 다섯 줄
법이 정한 기본 규칙 위에, 우리 회사의 이의 절차를 계약 문서에 적어 두면 다툼이 짧아집니다.
- 검사 기간 — 수령 후 며칠 안에 검사하고 결과를 알리는지
- 이의 방법 — 서면·메일 중 무엇으로, 어느 주소로 받는지
- 이의 기재 항목 — 청구번호·품목·금액·사유·근거 자료
- 이의 없는 금액의 지급 — 다투지 않는 부분은 원래 지급일에 처리하는지
- 조정 결과 반영 — 합의한 조정 내용을 어떤 문서로 남기는지
이 다섯 줄은 문구 예시가 아니라 점검 항목입니다. 특히 하도급법이 적용되는 거래에서 법보다 불리한 조건을 정하면 문제가 될 수 있어요. 실제 문구는 거래 형태에 맞춰 변호사 확인을 받으세요.
한 달에 한 번 어떤 숫자를 보나요?
CSV의 가상 10월 대장 8건을 그대로 계산해 봅시다. 청구액 합계는 4,015만원, 이 중 다투는 금액은 1,342만원입니다.
| 지표 | 계산 → 결과 |
|---|---|
| 결론 난 건수 | 8건 중 5건 |
| 평균 해결일 | (6+14+10+1+3)일 ÷ 5건 = 6.8일 |
| 조정으로 줄어든 금액 | 33+0+11+165+0 = 209만원 |
| 결론 났지만 청구 유지 | 110+11+44 = 165만원 |
| 아직 미결인 이의금액 | 55+33+880 = 968만원 |
| 남은 금액 | 현재청구 3,806 − 입금 2,728 = 1,078만원 |
평균 해결일은 결론이 난 건만 셉니다. 미결 3건을 0일이나 오늘까지의 일수로 섞으면 숫자가 왜곡돼요. 이번 달에 결론 난 건이 하나도 없다면 평균은 ‘산출 안 함’으로 둡니다. 0으로 나누지 마세요.
눈여겨볼 곳은 마지막 줄입니다. 5건이나 결론이 났는데 1,078만원이 남았어요. 그중 880만원, 약 81.6%가 온유컴퍼니 한 건입니다. 건수만 보고하면 “거의 정리됐다”로 읽히지만, 금액으로 보면 가장 큰 한 건이 그대로 남아 있습니다. 그래서 건수와 금액을 같이 봐야 해요.
사유 코드도 함께 셉니다. 이번 달엔 불량(D)이 2건으로 가장 많았습니다. 두 달 연속 같은 코드가 위에 있으면, 그건 수금 문제가 아니라 출고 검사나 계약 문구 쪽을 고칠 신호예요.
결론이 나면 바로 완료로 닫나요?
아닙니다. 결론, 안내, 입금은 다른 상태예요. 가상 대장의 서진산업 건은 10월 21일 청구 유지로 결론이 났지만, 다퉜던 110만원은 아직 들어오지 않았습니다. 이 건을 ‘결론 났음’에서 멈추면 110만원이 대장에서 사라집니다.
닫는 순서는 이렇습니다. 담당자가 결론을 내면 거래처에 결과와 근거를 안내합니다. 조정이 있으면 합의 내용을 서류로 남기고, 실제 입금을 확인한 뒤 남은금액이 0원일 때 완료로 바꿉니다. 세금계산서를 고쳐야 하는지는 거래 사실에 따라 별도로 검토할 일이라 이 글에서 판단하지 않습니다.
오래 묵은 이의 건은 한 가지를 더 봅니다. 다투는 동안에도 소멸시효는 흐를 수 있어요. 민법 제168조는 시효 중단 사유를 청구·압류 또는 가압류·가처분·승인으로 정합니다. 메일 독촉 같은 재판 밖 최고는 제174조에 따라 6개월 안에 재판상 청구 등을 하지 않으면 중단 효력이 없어요. 접수 후 몇 달이 지난 미결 건은 대장에서 따로 표시해 법률 확인을 받으세요.
해외 수금팀은 이의를 어떻게 관리하나요?
미국 매출채권 소프트웨어 회사 Billtrust는 John Floyd의 블로그 글에서 수금 담당자가 모든 오류를 직접 고치지는 못해도 해결 과정을 이어 줘야 한다고 설명합니다. 도움말 문서는 접수 · 조사 · 해결 판단 · 회계 담당 통지 · 종료를 따로 두는 흐름을 보여 줍니다. 이 글의 ‘결론과 입금을 나눈다’는 원칙이 같은 생각이에요.
원문에는 주문번호 누락으로 매달 5만 달러가 묶인다는 가정 계산도 나옵니다. 실제 고객 성과가 아니고 원화 기대치로 옮길 숫자도 아니라서, 이 글은 대신 자기 회사 대장의 사유 코드부터 세어 보기를 권합니다.
전체 미수금 흐름은 미수금 관리 7단계, 이의가 생기기 전 단계는 청구서 자동화, 남은 미납 건을 놓치지 않는 법은 빠짐없는 미수금 독촉에서 이어 읽을 수 있습니다. 같은 거래처에서 입금 대조가 자꾸 막힌다면 반복 거래처 입금확인도 함께 보세요.
통장 열고 엑셀이랑 맞추는 일, 매일 하셨죠?
들어온 돈은 청구서와 알아서 맞춰집니다
입금자명 보고 엑셀 대조하고, 안 들어온 곳은 따로 챙기는 일. 입금 확인부터 연체 안내까지 정해둔 일정대로 알아서 챙겨줍니다.
자주 묻는 질문
청구서 이의를 받으면 청구 전체를 보류해야 하나요?
관리대장에서는 다투는 항목의 금액만 따로 적고, 이의 없는 금액은 원래 일정대로 받을 수 있는지 거래처와 확인합니다. 실제 지급 의무의 범위는 계약과 사실관계에 따라 달라 별도 확인이 필요합니다.
거래처가 납품 한참 뒤에 불량을 말하면 어떻게 하나요?
상인 간 매매라면 상법 제69조가 수령 후 지체 없는 검사와 즉시 통지를 정하고, 즉시 발견할 수 없는 하자는 6개월 안에 발견한 경우를 따로 둡니다. 관리대장에 검수 기준일과 이의 접수일을 함께 적어 두면 이 판단에 필요한 사실을 바로 찾을 수 있습니다.
하도급 거래에서 검사 결과를 안 알려 주면 어떻게 되나요?
하도급법이 적용되는 거래라면 제9조 제2항은 정당한 사유가 없는 한 수령일부터 10일 이내 서면 통지를 정하고, 통지가 없으면 검사에 합격한 것으로 봅니다. 역무 공급 용역위탁에는 이 조항을 적용하지 않으며, 법 적용 대상인지부터 확인해야 합니다.
결론이 나면 그 건을 바로 완료로 닫나요?
결론과 입금은 다른 상태입니다. 조정 여부가 정해진 뒤 거래처 안내, 필요한 서류 정리, 실제 입금 확인까지 끝나 남은 금액이 0원일 때 완료로 바꿉니다.
이의를 주고받는 동안 소멸시효는 멈추나요?
이의 중이라는 사실만으로 시효가 멈춘다고 보지 마세요. 민법 제168조가 중단 사유를 청구·압류 등·승인으로 정하고, 재판 밖 독촉(최고)은 제174조에 따라 6개월 안에 재판상 청구 등을 하지 않으면 중단 효력이 없습니다. 오래 묵은 건은 법률 확인 대상으로 표시하세요.
출처
- 국가법령정보센터 — 상법 제69조(매수인의 목적물의 검사와 하자통지의무)
- 국가법령정보센터 — 하도급거래 공정화에 관한 법률 제9조(검사의 기준ㆍ방법 및 시기)
- 국가법령정보센터 — 하도급거래 공정화에 관한 법률 제11조(감액금지)
- 국가법령정보센터 — 민법 제168조(소멸시효의 중단사유)
- 국가법령정보센터 — 민법 제174조(최고와 시효중단)
- Billtrust · John Floyd — Transform invoice dispute management to control costs and improve customer relationships
- Billtrust Help — Best practices: Define a dispute workflow